Skuteczne zarządzanie on-line w instytucji kultury

Artykuł ukazał się pierwotnie w publikacji do projektu.

1. Z naszej praktyki zawodowej wiemy czym jest projekt, ale realia współczesnego świata oczekują od nas, żeby nasze projekty były „zwinne” (ang. agile). Jaka jest geneza tego zjawiska? Jakie są cechy tego typu projektów? W czym się ta ich „zwinność” (agility) przejawia?

Początek „zwinnych” metodologii zarządzania projektami bierze się oczywiście ze środowiska programistów i świata technologii. Już w latach 80. XX wieku widać było wyraźnie, że dotychczasowe klasyczne, kaskadowe metody zarządzania projektami informatycznymi nie zdają egzaminu i sprawiają wiele różnych problemów. W 2001 roku grupa amerykańskich ekspertów (m.in. Ward Cunningham – twórca Wikipedii) zredagowała i opublikowała „manifest zwinności”. Jest to swego rodzaju kodeks, który stanowi fundament, na bazie którego powstały różne narzędzia i metody zarządzania. Na przestrzeni lat powstało kilkanaście znaczących podejść i dziesiątki różnych wariacji. Niektóre z nich są na tyle uniwersalne, że można je z powodzeniem stosować również w organizacjach miękkich, np. instytucjach kultury.

W ogólnym ujęciu definicja zwinności to zdolność do działania i reagowania na zmiany w celu osiągnięcia sukcesu w niepewnym i zmiennym otoczeniu.

Jak widać, jest to bardzo uniwersalna definicja, która bardzo dobrze wpisuje się w aktualną sytuację. Manifest wylicza cztery fundamentalne wartości:

  • ludzie i relacje między nimi są ważniejsi niż definicja procesów i narzędzi
  • działające rozwiązania, produkty, usługi, programy (można to rozumieć również jako dobrze zorganizowane i wartościowe merytorycznie wydarzenia kulturalne) są ważniejsze od wcześniej przygotowanej dokumentacji
  • komunikacja i współpraca z odbiorcami (publicznością) jest ważniejsza od wcześniej ustalonych kontraktów, umów
  • reagowanie na zmianę jest o wiele ważniejsze niż wcześniej założony plan.

2. Czym w najogólniejszym zarysie jest narzędzie Kanban?

Metoda Kanban to wywodzące się z Japonii narzędzie do zarządzania pracą. Opiera się na wykorzystaniu tablicy, na której gromadzone są zadania. Kanban to narzędzie wizualizacji pracy. Dzięki wizualizacji zespół może dysponować całym projektem, zachowana jest transparentność. To znaczy, że cały projekt, wszystkie zadania są dostępne dla wszystkich i każdy widzi, kto nad czym pracuje. W ten sposób bardzo łatwo jest ustalać priorytety i zarządzać zadaniami.

3. W jakiego typu projektach warto je stosować?

Kanban z powodzeniem może być stosowany i w projektach i w procesach. Samo narzędzie jest bardzo elastyczne, ponieważ to zespół decyduje w jaki sposób chce organizować tablicę. Jako narzędzie może być skutecznie wykorzystane np. przy organizacji festiwalu, gdzie mamy wiele powiązanych ze sobą zadań. Z drugiej strony Kanban sprawdzi się również w przypadku zarządzania typowym procesem, np. prowadzenie całorocznych warsztatów: od rekrutacji, przez wprowadzenie kolejnych zajęć, po rozliczenie całości.

4. Zasady funkcjonowania i reguły posługiwania się (czytania) Kanban.

Siłą metody Kanban jest jej prostota. Metoda opiera się na trzech regułach.

  • Pierwsza z nich to ustawianie priorytetów. Im coś jest na tablicy wyżej, tym jest ważniejsze.
  • Druga reguła to odzwierciedlenie czasu. Karta z zadaniem jest przesuwana przez zespół pomiędzy kolumnami, oznaczającymi status realizacji (np. „do zrobienia”, „w trakcie realizacji” „w rozliczeniu”, „zakończone”).
  • Trzecią regułą jest realność tablicy. To zasada mówiąca o tym, że tablica powinna zawsze odzwierciedlać realny stan naszej pracy (co jest zrobione, a co nie).

Bardzo ważnym aspektem pracy z tablicą jest odpowiednie limitowanie pracy. Chodzi o to, aby zadania były przypisywane do ludzi w wyważony sposób, aby uniknąć sytuacji, że jedna osoba jest odpowiedzialna za kilkanaście zadań, a druga tylko za jedno. Warto pamiętać również o strumieniu pracy. Co oznacza przesunięcie zadania ze stanu „w realizacji” na stan „zrobione”? Cały zespół musi działać wspólnie, aby dla każdego było jasne, co oznacza kategoria „zrobione”. W przypadku publicznej instytucji kultury bardzo ważne jest definicja „zrobione” i „rozliczone”.

Zarządzanie strumieniem pracy to także niwelowanie blokad, kiedy na głowie jednego praconika kumuluje się wiele pracy. Np. przy organizacji festiwalu może pojawić się sytuacja, gdzie w jednym momencie będzie do podpisania szereg umów. Jeśli wszystkie mają być zatwierdzone przez księgowość, to będzie to potencjalny punkt blokujący postęp w zadaniach. Praca z tablicą Kanban może wizualizować takie zagrożenie.

5. Jakie aplikacje online oparte są na tablicy Kanban, które są szczególnie godne polecenia i dlaczego?

Istnieje wiele programów do zarządzania projektami. Jedne z nich są większe, inne mniejsze. Na przestrzeni ostatnich lat korzystałem z kilku różnych rozwiązań, warte polecenia na dziś są dwa z nich: Trello i Asana.

Trello funkcjonuje w oparciu o japońską metodologię organizacji pracy – kanban. System opracowano i wdrożono po raz pierwszy w latach pięćdziesiątych XX wieku w zakładach Toyoty. W języku japońskim słowo to oznacza „widoczną kartkę”. Jak to działało w Toyocie? Na dużych tablicach wieszano kartki z zadaniami i w odpowiednim czasie, po wykonaniu różnych etapów, zmieniano ich miejsce. Trello to nic innego jak wirtualna tablica kanban.

Prosty i przejrzysty system umożliwia zarządzanie zadaniami i organizację pracy poprzez budowę układu tablic, list i kart. Bazą jest tablica, na której możemy tworzyć listy. Na nich z kolei tworzymy karty. A te są strumieniami różnych informacji, które publikują uczestnicy, może to być np. lista zadań, załączniki (pliki z komputera oraz chmury Google Dokumenty lub Microsoft One Drive), kategorie i komentarze. Możemy określać terminy, które łączymy zewnętrznym kalendarzem (z naszego pakietu biurowego).

Nie brakuje modułu umożliwiającego przeprowadzenie głosowania w ramach grupy współpracowników. Karta jest także otwarta na dyskusję przez system komentarzy. Chyba najważniejszym atutem Trello jest płynne zarządzanie wszystkimi obiektami. Działa w systemie drag’n’drop. Od użytkownika zależy sposób budowy systemu: czy tablice będą odpowiadać poszczególnym projektom lub działom. Listy mogą być obszarami zadań poszczególnych pracowników, ale mogą być także częściami projektu. Trello daje możliwość dużej elastyczności w projektowaniu całej struktury. Projekty rozpisywane w Trello mogą być szybko wizualizowane w widoku kalendarzowym.

Program dostępny jest z chmury (tj. poprzez przeglądarkę www lub dedykowaną aplikację na urządzenia mobilne) posiada system powiadomień. Program świetnie nadaje się do wdrożenia w kilkunastoosobowym zespole. Najlepiej działa w grupie do 10 osób. Warto wiedzieć, że do każdej tablicy możemy zapraszać konkretnych użytkowników, a nawet udostępniać je publicznie, jeśli potrzebujemy podzielić się informacją o projekcie z kimś spoza zespołu.

Trello można personalizować w podstawowym zakresie (kolor tła, profil użytkownika). Dane umieszczane w systemie można importować i eksportować w popularnym formacie json.

Dobre praktyki

  • najważniejszą zasadą przy stosowaniu metody Kanban, jak również każdego narzędzia dla pracy zespołowej jest kompletność
  • to oznacza, że w przypadku stosowania jakiegoś narzędzia musimy mieć pewność, że cały zespół będzie na nim pracować
  • dlatego tak ważne jest: – odpowiednie zrozumienie samego narzędzia, – ustalenie reguł, – dokładne poznanie metody
  • cały zespół musi być przekonany i mieć pewność, że stosowanie narzędzia przyniesie korzyść, np. usprawni pracę czy ułatwi komunikację
  • jeśli chociażby jedna osoba nie będzie korzystać z wybranej metody czy programu, wtedy to nie zadziała

Innym, alternatywnym rozwiązaniem jest Asana. To rozbudowany program oparty na strukturze to-do. Ideą aplikacji jest schemat listy zadań: zadanie, osoba, termin. Asana jest elastyczna i intuicyjna, dostępna przez przeglądarkę www i aplikację mobilną.

Program, podobnie jak Trello, pozwala na tworzenie wielu obszarów roboczych, do których można zapraszać współpracowników. Tworzone zadania możemy dość łatwo układać w projekty a wewnątrz nich w sekcje. Trzeba zaznaczyć, że przy każdym zadaniu możliwe jest dodanie nie tylko informacji o tym, kto ma się nim zająć, o terminie realizacji, ale może być wzbogacone opisem, załącznikiem (pliki z komputera i różnych dysków chmurowych, np. Google Dokumenty). Przy każdym z nich istnieje opcja stworzenie dyskusji na zasadzie systemu komentarzy.

Aplikacja posiada wewnętrzny system powiadomień i integruje się z zewnętrznymi kalendarzami, zatem zespół może wygodnie widzieć, co się dzieje z harmonogramem projektu. Asana posiada przejrzysty interfejs graficzny i kilka motywów, które może sobie wybierać użytkownik.

Polecane książki

  • Marcus Hammaberg, Joakim Sundén: Kanban. Gliwice, 2020
  • Henning Wolf: Zwinne projekty w klasycznej organizacji Scrum, Kanban, XP. Gliwice, 2014
  • Andrew Stellman, Jennifer Greene: Agile. Przewodnik po zwinnych metodykach programowania. Gliwice, 2015

Blogi i podcasty


Ten utwór jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 Międzynarodowe.