Ostat­nio coraz czę­ściej spo­tyka się sto­so­wa­nie zwin­nych (z ang. agile) meto­dyk zarzą­dza­nia pro­jek­tami w bran­żach nie­ko­niecz­nie zwią­za­nych z IT. Być może koja­rzy­cie takie poję­cia, jak scrum, kan­ban, sprint czy retro. Coraz więk­sza popu­lar­ność zwin­nego spo­sobu zarzą­dza­nia w róż­nych bran­żach nie poja­wia się bez powodu. Cyfrowe realia kul­tury i gospo­darki powo­dują, że spraw­dzone na polu IT narzę­dzia dobrze dzia­łają także w innych kon­tek­stach. Co ważne, po pro­stu uła­twiają zespo­łom pracę.

Fun­da­menty zwin­nego zarzą­dza­nia pro­jektem pole­gają w bar­dzo dużym uprosz­cze­niu na dwóch rze­czach. Po pierw­sze na ope­ro­wa­niu  krót­kimi, okre­ślo­nymi cyklami zadań (poję­cia takie jak: sprint, time­box, ite­ra­cja). Po dru­gie, reali­za­cja pro­jektu polega na cią­głym spraw­dza­niu przez odbiorcę każ­dego wypra­co­wa­nego ele­mentu.

Róż­nicę wzglę­dem kla­sycz­nego podej­ścia czyni wła­śnie cyklicz­ność. Stan­dar­dowe zarzą­dza­nie pro­jek­tami opiera się głów­nie na modelu kaska­do­wym, gdzie poszcze­gólne (najczę­ściej duże) etapy nastę­pują po sobie.

Źródło: https://blog.ganttpro.com/

Na pod­sta­wie moich doświad­czeń w CSW oraz współ­pracy z róż­nymi zespo­łami kul­tury uwa­żam, że ele­menty zwin­nego zarzą­dza­nia mogą z powo­dze­niem dobrze zagrać w insty­tu­cji kul­tury. Wybra­łem 3 fun­da­menty meto­dyczne oraz 2 prak­tyki, które warto zasto­so­wać, wdro­żyć i spraw­dzić w prak­tyce. Jakie korzy­ści może dać to zespo­łowi? Mówiąc krótko – codzienna praca będzie po prostu szyb­sza i prost­sza.

Prak­tyka codzien­nych spo­tkań

W meto­dykach agile zespoły spo­ty­kają się codzien­nie w ramach tzw. daily scrum lub daily stan­dup. Spo­tka­nia pole­gają na szyb­kim i rze­czo­wym omó­wie­niu zadań i zasy­gna­li­zo­waniu pro­ble­mów.

W realiach kul­tury rzeczywiście spo­ty­kamy się czę­sto. Ale może warto zmie­nić for­mułę tych spo­tkań? Prze­wle­kłe nasia­dówki, w któ­rych cały zespół oma­wia wszyst­kie zada­nia, nie są efek­tywne. Być może warto zasto­so­wać spraw­dzoną prak­tykę szyb­kich odpraw na sto­jąco, w okręgu, gdzie każdy w ciągu 1 minuty mówi co zro­bił, co robi i co zrobi?

Demon­stra­cja kon­troli, czyli praca jest trans­pa­rentna

To jeden z fun­da­mentów meto­do­lo­gii. Nie cho­dzi tu o nad­zór kie­row­nika czy dyrektorki. Kon­trola w zwin­nych pro­jektach ozna­cza przej­rzy­stość zadań i prze­biegu pracy. Wszyst­kie zada­nia wraz z ich stop­niem reali­za­cji są widoczne dla całego zespołu. Każdy widzi, kto i co robi, jak to robi i kiedy zadanie jest wykonane. W ten spo­sób cały zespół ma kon­trolę nad pro­jektem i wie dokład­nie, na jakim jest etapie. Kiedy poja­wiają się kło­poty (a umówmy się, poja­wią się zawsze) cała dru­żyna to widzi. Mam wra­że­nie, że bar­dzo czę­sto wła­śnie tego ele­mentu bra­kuje. Zresztą nie tylko w insty­tu­cjach kul­tury.

Jak zre­ali­zo­wać w prak­tyce trans­pa­rent­ność?

Zasto­so­wać cho­ciażby ogól­no­do­stępną białą tablicę, na któ­rej będzie cała lista zadań wraz z przy­pi­sa­nymi oso­bami i ter­minami. Jesz­cze lepiej, kiedy takie narzę­dzie włą­czymy w inter­ne­cie. Wystar­czy wykorzy­stać np. apli­ka­cję Trello.

Ale trans­pa­rent­ność to także współ­praca zespołu, czyli wza­jemna pomoc i odcią­ża­nie osób, które mają za dużo zadań. Jak wia­domo, dyżurną bolączką kul­tury jest za duże obło­że­nie pracą i niekończący się, ruj­nu­ją­cy mul­ti­ta­sking. W tym kon­tek­ście widocz­ność listy zadań, z pro­gre­sem pro­jektu i real­nym obcią­że­niem pomaga całemu zespo­łowi dojść do kon­kret­nego etapu.

Weźmy np. typową kam­pa­nię PR/mar­ke­ting dla festi­walu. Hania odpo­wiada za zebra­nie kom­pletu part­ne­rów medial­nych do wyda­rze­nia. Zbliża się ter­min zamknię­cia pro­jektów gra­ficz­nych i ich druku. Zespół widzi (na wspól­nej tablicy), że Hani trzeba pomóc, aby zamknąć ważny etap.

Praca w cyklach – fun­da­ment

Prze­sta­wie­nie spo­sobu pracy zespołu w insty­tu­cji kul­tury na ite­ra­cyjny może być wyzwa­niem. Obser­wo­wa­łem to na żywo i mogę potwier­dzić, że to dość trudne. Ale kiedy uda się prze­sko­czyć na myśle­nie ite­ra­cjami, efekty mogą być satys­fak­cjo­nu­jące.

W zwin­nych meto­dykach, przy two­rze­niu opro­gra­mo­wa­nia jest tak, że (każda) ite­ra­cja powinna dać na koniec dzia­ła­jący kawa­łek pro­gramu. Coś, co można spraw­dzić w dzia­ła­niu. Np. jeśli to jest por­tal inter­ne­towy, to po pierw­szej ite­ra­cji może zostać wypra­co­wana strona główna albo samo menu albo np. pro­jekt webde­si­gnu.

Ważne, aby uzmy­sło­wić całemu zespo­łowi, że szcze­góły pro­jektu mogą się poja­wiać raczej póź­niej, niż wcze­śniej. Weźmy jako przy­kład zada­nie opra­co­wa­nia pla­katu do festi­walu. Nie trzeba wyma­gać po pierw­szej ite­ra­cji kom­plet­nego pro­gramu wyda­rze­nia. Ten dopiero się two­rzy, będzie się jesz­cze zmie­niać. Tym­cza­sem pierw­szy pro­jekt pla­katu – rezul­tat pierw­szego cyklu dzia­ła­nia – może zawie­rać inne ele­menty gra­ficzne, a sam tekst pro­gramu może być zamar­ko­wany.

Inny przy­kład: kata­log do wystawy. Po pierw­szej ite­ra­cji – może powstać makieta publi­ka­cji, z zakre­ślo­nym spi­sem tre­ści, ukła­dem. Kolej­nym cykl doda kon­cept pro­jektowania gra­ficznego. Stop­niowo przy kolej­nych cyklach, publi­ka­cja będzie się roz­ra­stać i kry­sta­li­zo­wać. I to jest z pew­no­ścią roz­wią­za­nie lep­sze niż, zamy­ka­nie po pro­stu całego kata­logu na ostat­nią chwilę.

Czym jest potrzeba cią­głej i jasnej komu­ni­ka­cji w zespole?

Aby zro­zu­mieć ten fun­da­ment naj­le­piej jest od razu pomy­śleć o dedy­ko­wa­nym do pracy przy pro­jektach komu­ni­ka­to­rze. Apli­ka­cji, która będzie dzia­łać i na kom­pu­te­rze i w smart­fo­nie. Oczy­wi­ście komu­ni­ka­cja to coś wię­cej niż komu­ni­ka­tor, maile. To rów­nież spo­tka­nia, tele­fony i odpo­wied­nia dys­try­bu­cja infor­ma­cji.

Potrzebę wypeł­nia dobry komu­ni­ka­tor inter­ne­towy z gru­po­wym cha­to­wa­niem. Face­book mes­sen­ger, który poja­wia się jak naj­bar­dziej oczy­wi­sta odpo­wiedź, nie zagra. Z moich doświad­czeń wiem, że to po prostu nie działa. W mes­sen­gerze mamy wszyst­kich. Do tego, aby z niego korzy­stać na kom­pu­te­rze musi­cie mieć włą­czo­nego Face­booka (chyba, że ktoś zna Franz app). Cały tłum eks­per­tów od pro­duk­tyw­no­ści wska­zuje jed­no­znacz­nie, że naj­bar­dziej roz­pra­sza­jącą rze­czą w pracy jest Fej­sik, a jakże 😉

Dla­tego świat IT (i nie tylko) o dobrych 4 lat lat zachwyca się Slac­kiem (lub jego licz­nymi klo­nami). Jeśli ktoś z Was o nim nie sły­szał i jeszcze nie pró­bo­wał, musi szybko nadro­bić. Apli­ka­cja spraw­dza się w zespo­łach od 3 osób w górę.

Co czyni ze Slacka prak­tyczną reali­za­cję jed­nego z fun­da­mentów zwin­nego zarzą­dza­nia? Moż­li­wość cią­głej komu­ni­ka­cji w jed­nym oknie z całym zespo­łem lub tylko jed­nym współ­pra­cow­ni­kiem. Możemy cza­to­wać o całym pro­jek­cie, ale wystar­czy jeden klik, by omó­wić wybrane zada­nie tylko z jedną osobą. Tylko tyle i aż tyle. Mobilna apli­ka­cja powo­duje, że nawet zdal­nie jeste­śmy na­dal włą­czeni w komu­ni­ka­cję. Oczy­wi­ście, można też wyci­szyć powia­do­mie­nia na określony czas.

Funk­cjo­nal­ność apli­ka­cji zwięk­sza się jesz­cze bar­dziej, kiedy podłą­czymy do niej współ­dzie­lony wir­tu­alny dysk z całą kolek­cją doku­men­tów, foto­gra­fii, mate­ria­łów pro­mo­cyj­nych. Szybko prze­ko­na­cie się, że coraz mniej korzy­sta­cie z fir­mo­wego e-maila. No chyba, że trzeba napi­sać coś naprawdę waż­nego do dyrek­tora albo przy­spie­szyć prze­lewy w księ­go­wo­ści.

Współ­dzie­lone i współ­two­rzone zasoby

Cza­sem mam wra­że­nie, że w insty­tu­cjach kul­tury wciąż nie odkryto jesz­cze narzę­dzi, dzięki któ­rym praca nad jed­nym doku­men­tem może być wygodna, szybka, rów­no­le­gła, zdalna, sło­wem zwinna. Kiedy na szko­le­niach poka­zuję, jak łatwo i spraw­nie reda­guje się wspól­nie doku­menty albo two­rzy media­plany we wspól­nym arku­szu, czę­sto spo­tykam się ze zdzi­wie­niem. Tak, korzy­sta­nie z inter­ne­towych pakie­tów apli­ka­cji biu­ro­wych wciąż nie jest powszechną prak­tyką. Nawet jeśli nie ma moż­li­wo­ści prze­sta­wie­nia się na zwinne meto­dyki zarzą­dza­nia to warto przeprosić się z Google Dokumenty albo Office365.

Na zakoń­cze­nie muszę pod­kre­ślić, że zasto­so­wa­nie wybra­nych spo­so­bów musi zostać prze­te­sto­wane, spraw­dzone, omó­wione w całym zespole. Nie jest żadną tajem­nicą, że wpro­wa­dza­nie zmiany w orga­ni­za­cjach jest trudne i wiąże się z ryzy­kiem. Nie­stety tylko jedna nie­prze­ko­nana osoba może spo­wo­do­wać, że nowa meto­dyka nie zadziała i nie przy­nie­sie ocze­ki­wa­nych korzy­ści. Jakich? Szybszej, pro­stszej i pozbawionej chaosu i napięcia codziennej pracy.

5 gr od Kasi, slackowo:

Jeśli zmywarka może uratować małżeństwo przed kryzysem ( been there ;), Slack może uratować przed tzw work overload. Z ręką na sercu przyznaję, że mnie ocalił przed niejednym nerwowym załamaniem. Na pewno znacie dobrze to uczucie, kiedy po odpaleniu skrzynki mailowej widzicie kwadrylion nieodebranych wiadomości w różnych wątkach i łańcuszkach… Na dodatek wyszukiwarka w poczcie jest nieintuicyjna i nie możecie szybko znaleźć potrzebnej informacji, zagrzebanej w lawinie załączników i korespondencji. Slack pozwala raz na zawsze pożegnać to uczucie 😉 Największym wyzwaniem wydaje się w tym kontekście samo wdrożenie aplikacji w zespole, ale to już temat na posta z kategorii “Sekretne życie instytucji kultury” 😉